AI voor verzuimmanagement: minder werkdruk, meer regie

Ontdek hoe AI verzuimprocessen automatiseert bij arbodiensten en HR. Minder fouten, snellere opvolging, compliant met de Wet Poortwachter

Waarom AI juist nu het verschil maakt in verzuimmanagement

En hoe arbodiensten en werkgevers dit kunnen omzetten in actie!

Casemanagers overbelast. Verzuimdossiers die rammelen. Medewerkers die verdwalen in het proces. Verzuimbegeleiding kraakt en daar kunnen we wat aan doen. Vandaag nog.

Verzuim is een vak apart. Het vraagt menselijk inzicht, juridische precisie en vlekkeloze opvolging.

En net daar (bij die opvolging) gaat het vaak mis. Gesprekken vergeten. Rapportages te laat. Deadlines overschreden m.b.t. de Wet Verbetering Poortwachter. Medewerkers gefrustreerd.

En ondertussen? HR rent achter de feiten aan. Casemanagers verdrinken in repetitief werk. De bedrijfsarts ziet het alweer gebeuren.

Maar dit is 2025. De tools om dat anders te doen zijn er. En beter nog: ze werken. Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van AI voor verzuimmanagement — een domein dat lang handmatig en foutgevoelig bleef.

De pijnpunten. Herkenbaar?

We spraken de afgelopen weken met meerdere arbodiensten, HR-managers en verzuimspecialisten. De problemen zijn helder en pijnlijk herkenbaar:

❌ Ziekmeldingen komen binnen via losse telefoontjes of Excel-sheets

❌ Casemanagers moeten vragen herhalen, notities overtypen, mails versturen

❌ Dossiervorming is handwerk — met risico op fouten of onvolledigheid

❌ WIA-dossiers die niet op orde zijn → loonsancties

❌ Medewerkers die zich aan hun lot overgelaten voelen

En dat terwijl 80% van deze stappen voorspelbaar, repeteerbaar en juridisch gestandaardiseerd zijn. Digitale automatisering van het verzuimproces ligt voor de hand.

De oplossing: AI-agenten zoals 'Co-care'

Wat als die hele eerste verzuimstroom — ziekmelding, opvolging, informatie-uitvraag — automatisch zou verlopen?

Dit hebben wij al bij meerdere partijen in de branche, met een AI-verzuimoplossing live getest.

Gebouwd op ons partner AI platform Affinsys met 100k+ gebruikers wereldwijd.

Deze oplossing, Co-care, is een agentic workflow. Gebouwd op de eerdergenoemde AI-technologie, afgestemd op de Wet verbetering Poortwachter en volledig AVG-proof. Ideaal voor arbodiensten die zoeken naar schaalbare verzuimsoftware.

Denk aan:

- Een digitale assistent voor ziekmelding die de juiste vragen stelt

- Een medewerker die zich 24/7 kan melden via WhatsApp of web

- Een automatisch verslag naar casemanager of leidinggevende

- Reminderflows (dag 3, 5, 42, etc.) die nooit vergeten worden

- Input voor het plan van aanpak — al vóór week 8

Geen gedoe. Geen discussie. Gewoon goed geregeld. Volledig compliant met de verzuimwetgeving.

Het gaat niet om de techniek alleen, de mens in de organisatie is minstens even belangrijk

Hoewel Co-care een AI-oplossing is, blijft de menselijke factor centraal staan. Door een zgn. 'human-in-the-loop' benadering wordt technologie niet ingezet om mensen te vervangen, maar juist om hun rol te versterken binnen het proces. Deze human-centered change zorgt voor slimme rolverschuivingen in de organisatie waardoor mens, proces én techniek beter op elkaar aansluiten en de geïdentificeerde business values daadwerkelijk wordt verzilverd.

Onze praktijkaanpak: van Scan tot Sustain

We gebruiken ons eigen Scan–Sprint–Scale–Sustain framework om AI écht werkend te maken in de specifieke praktijk van de betreffende organisatie en hun HR- of casemanagers:

🔍 SCAN – Ontdek de kansen

Onze specifieke AI Opportunity Scan brengt voor dit soort organisaties het volgende al in kaart:

- Waar in het proces AI direct tijd bespaart

- Welke verzuimflows geschikt zijn voor automatisering

Voor procesactoren blijkt het geen grote verandering te zijn.

“Het gaf ons een intelligent herontwerp van hoe een aantal dingen

anders en sneller kunnen.”

Regionaal arbeidsbureau

⚡ SPRINT – Bouw iets dat werkt, niet in maanden maar in een paar weken

Tijdens de volgende stap staan de specifieke use cases centraal. Op ons AI-platform wordt via de Co-care bot een werkende digitale verzuimagent live gezet — vaak binnen 4 weken. Geen whitepaper. Geen IT-traject van een jaar. Gewoon een AI-agent die meteen waarde levert.

📈 SCALE – Rol uit naar andere processen

Vanuit de diverse praktijkcases waarin we AI-oplossingen voor arbodiensten hebben getest, blijkt in 80% van de gevallen een geautomatiseerde ziekmelding het startpunt voor:

- Re-integratiebegeleiding

- Plan van Aanpak ondersteuning

- PMO’s en preventie

- Herstel check-ins

Alles binnen één schaalbare workflow.

🔁 SUSTAIN – Blijf verbeteren

Met nieuwe inzichten, dashboards en support wordt het model verder op maat en lerend gemaakt — zodat je het maximale uit je AI-agent haalt, zonder afhankelijk te worden.

Waarom casemanagers nu instappen

Appsolute Value blijft deze oplossing verder testen met meerdere partijen in de verzuimketen. Ook bij arbodiensten worden de voordelen van intelligente bots en agentic workflows steeds duidelijker.

Wat zij merken:

- Minder werkdruk bij casemanagers

- Minder fouten in dossieropbouw

- Snellere en consistentere communicatie

- Medewerkers die zich gehoord voelen — ook zonder menselijke wachttijd

Tijd om vooruit te denken

AI in verzuim is geen toekomstmuziek meer. Het is er. En het is slim, veilig en betaalbaar.

Bij Appsolute Value combineren we jarenlange ervaring in digitale transformatie met bewezen AI-technologie. Geen PowerPoints, maar real-world oplossingen. Geen vendor push, maar co-creatie.

Meer weten over hoe AI jouw verzuimmanagement slimmer, sneller en veiliger kan maken? Ontdek waar de winst zit.

Waarom dit moment ideaal is voor AI-adoptie in verzuim?

De afgelopen maanden zijn veel organisaties gestart met de automatisering van het verzuimproces — vaak als eerste stap in bredere digitale transformatie. Met AI-oplossingen voor arbodiensten is het nu mogelijk om vaste processtappen, zoals de intake en opvolging van ziekmeldingen, te digitaliseren zónder verlies van menselijkheid. Een digitale assistent voor ziekmelding stelt medewerkers in staat zich laagdrempelig te melden en direct op de juiste manier vastgelegd te worden.

Tegelijk biedt dit kansen voor HR en casemanagers om efficiënter te werken. Steeds vaker komt de vraag op: hoe verzuimregistratie automatiseren zonder risico op compliance-fouten? De slimme workflow voor casemanager en HR sluit aan op de Wet Verbetering Poortwachter en voorkomt dat belangrijke stappen (zoals probleemanalyse of PvA) over het hoofd worden gezien. AI en Wet Verbetering Poortwachter zijn geen tegenstelling, maar juist een logische combinatie — mits het goed is ingericht.

De AI-toolkit voor HR en verzuimteams

De AI-tool die Appsolute Value inzet binnen dit domein is specifiek afgestemd op de eisen van arbodiensten en verzuimverantwoordelijken. Geen generieke chatbot, maar een getrainde agent die begrijpt welke vragen wanneer gesteld mogen worden — en die automatisch meebeweegt met herstel, herbeoordeling of terugkeer naar werk. Zo ontstaat niet alleen snelheid, maar ook rust en overzicht.

Deze vorm van AI-toepassing sluit bovendien aan bij bredere trends binnen HR en arbodienstverlening zoals duurzame inzetbaarheid, werkdrukverlichting en preventie. Platforms zoals Arboportaal.nl onderstrepen het belang van innovatie in de keten om organisaties en medewerkers toekomstbestendig te maken.

Een goed ingerichte AI-tool voor HR en verzuim voorkomt fouten, versnelt opvolging en maakt verantwoording richting UWV eenvoudiger. En doordat alle interacties privacyproof verlopen, blijft ook de vertrouwensrelatie met de medewerker intact.

👉 Vraag de scan aan of stel direct een vraag via het formulier onder ons website pagina:  https://www.appsolutevalue.com/services-2

👉 Bekijk de Co-care demo https://youtu.be/f2ElcuYz9es